Het applicatie selectieproces
Het selecteren van bedrijfskritische applicaties is een belangrijke beslissing voor een organisatie. De juiste applicaties verbeteren de efficiëntie, verlagen kosten en ondersteunen strategische doelen. In deze blog bespreken we de stappen voor een succesvol selectieproces.
1. Behoeften in kaart brengen
Bepaal eerst de behoeften van de organisatie door met verschillende afdelingen te overleggen. Stel een lijst van eisen en wensen op om ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien; dit vormt het requirement overzicht. Houd rekening met zowel functionele als niet-functionele eisen, zoals integratiemogelijkheden, schaalbaarheid en beveiliging. Prioriteer deze eisen op basis van impact en haalbaarheid door belanghebbenden te betrekken en een 'must-have' versus 'nice-to-have' lijst op te stellen. Dit helpt bij het maken van een gefundeerde keuze tijdens de verdere selectiefase. Bedenk vooraf ook goed welke functionaliteit op welke plek in het landschap opgelost moet worden. Het helpt om vooraf intern architectuurprincipes en het toekomstig applicatielandschap helder te hebben.
2. Marktverkenning
Verken de markt en stel een longlist van mogelijke oplossingen op. Begin met het onderzoeken van beschikbare applicaties via vakpublicaties, online recensies en branchegenoten. Bekijk ervaringen van andere bedrijven binnen en buiten de sector om te leren van hun implementaties. Vraag referenties op bij leveranciers en neem contact op met bestaande gebruikers om inzichten te krijgen in sterke en zwakke punten. Plan demo's aan de hand van concrete bedrijfsprocessen om te beoordelen hoe goed een oplossing aansluit op de specifieke behoeften van de organisatie. Overweeg daarnaast ook de stabiliteit en toekomstvisie van de leverancier, zodat de gekozen oplossing duurzaam is op lange termijn.
3. Selectiecriteria opstellen
Definieer duidelijke selectiecriteria, zoals functionaliteit, kosten, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid. Bepaal welke criteria het belangrijkst zijn om objectief te kunnen vergelijken. Betrek stakeholders uit verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat alle perspectieven worden meegenomen. Gebruik een gestructureerde aanpak, zoals een gewogen scoremodel, om criteria te prioriteren en subjectiviteit te verminderen. Organiseer workshops of discussies om consensus te bereiken over de belangrijkste criteria. Documenteer de gemaakte keuzes en de onderliggende redenen, zodat er transparantie is over hoe de selectie wordt gemaakt en toekomstige discussies worden voorkomen.
4. Evaluatie van leveranciers
Evalueer leveranciers op de longlist grondig. Stel een multidisciplinair team samen om verschillende perspectieven te betrekken. Organiseer demo's met betrokken afdelingen en laat gebruikers specifieke scenario's testen om de bruikbaarheid in de praktijk te toetsen. Stel vragen over toekomstige ontwikkelingen, ondersteuning en de roadmap van de leverancier. Gebruik een RFI (Request for Information) met een uitgebreide set aan vragen over de technische mogelijkheden, integratiemogelijkheden, security-aspecten en ervaring van de leverancier met vergelijkbare implementaties. Vraag referenties op en neem contact op met bestaande klanten van de leverancier om praktijkervaringen te verzamelen. Dit helpt om een weloverwogen shortlist te maken voordat een definitieve keuze wordt gemaakt.
5. Demo's
Zorg voor goed voorbereide demo's waarbij specifiek ingegaan wordt op bedrijfsspecifieke processen. Bereid een gestructureerd script voor waarin kritieke workflows worden getest. Betrek key users bij de demo en laat hen concrete scenario's doorlopen om de bruikbaarheid en effectiviteit van de oplossing te beoordelen. Stel vooraf criteria op voor evaluatie en documenteer feedback om objectief leveranciers te kunnen vergelijken. Dit geeft inzicht in functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en ondersteuning, en helpt bij een gefundeerde besluitvorming.
6. Besluitvorming en contractonderhandeling
Maak een weloverwogen keuze en betrek alle belanghebbenden. Zorg ervoor dat alle betrokken partijen op één lijn zitten door transparante communicatie en gezamenlijke evaluatiesessies. Leg tijdens contractonderhandelingen afspraken vast over prijs, support, updates en uitbreidingen. Denk hierbij ook aan zaken zoals exit-strategieën, eigenaarschap van data, uptime-garanties en escalatieprocedures bij problemen. Zorg ervoor dat er flexibiliteit is in de overeenkomst om toekomstige wijzigingen en uitbreidingen mogelijk te maken. De input voor dit deel van het proces is de ingevulde RFP (Request for Proposal), aangevuld met testbevindingen en feedback uit de demo’s. De basis voor de uiteindelijke overeenkomst is de RFP en het plan van aanpak, waarbij risico’s worden geminimaliseerd door een duidelijke SLA (Service Level Agreement) en gedetailleerde projectafspraken.
Een goed selectieproces vraagt om voorbereiding en een gestructureerde aanpak. Door behoeften in kaart te brengen, de markt te verkennen en duidelijke selectiecriteria te gebruiken waardoor de invloed van de emotie gereduceerd wordt, vergroot je de kans op succes. Een goede applicatie kan processen verbeteren en bijdragen aan strategische doelen.
Wilt u meer weten over dit proces of hoe wij u hierbij kunnen helpen neem dan contact met ons op.