Werken aan een project naast een volle dagtaak: hoe los je dit op?

Bij de implementatie van nieuwe systemen, zoals een ERP-, PLM- of WMS-applicatie, speelt de inzet van medewerkers uit de organisatie een cruciale rol. Zij kennen de processen, brengen praktijkkennis in en zorgen voor draagvlak. Maar in de praktijk blijkt dit vaak lastig: deze medewerkers hebben al een volle dagtaak. De extra belasting van projectwerk leidt dan tot stress, vertragingen en soms zelfs verminderde kwaliteit van het projectresultaat. In deze blog gaan we in op dit veelvoorkomende probleem én op oplossingen, waaronder het concept van backfill.

Het probleem: projecttaken bovenop het dagelijkse werk

In veel organisaties worden projecten opgezet zonder structureel rekening te houden met de beschikbare capaciteit van de medewerkers. De mensen die betrokken worden bij een project zijn vaak sleutelfiguren binnen hun afdeling: teamleiders, specialisten of key users. Hun dagelijkse werk stopt echter niet zodra het project begint. Ze moeten hun bestaande verantwoordelijkheden combineren met projecttaken zoals het bijwonen van werksessies, het testen van systemen of het geven van trainingen.

Gevolg? Deadlines worden gemist, mensen raken overbelast, en het project lijdt onder gebrek aan aandacht of kwaliteit.

Mogelijke oplossingen

1. Maak een realistische capaciteitsplanning

Een van de eerste stappen is het maken van een capaciteitsplanning per fase van het project. Breng in kaart hoeveel tijd teamleden daadwerkelijk kunnen besteden aan het project, en pas de planning hierop aan. Idealiter wordt dit gedaan voordat het project start.

2. Beperk de projectgroep tot de essentie

Voorkom dat te veel mensen structureel aan het project deelnemen. Werk met een kernteam van betrokken key users en schakel andere collega’s in op ad-hocbasis, bijvoorbeeld tijdens testfases of bij specifieke procesonderwerpen.

3. Prioriteer en durf ‘nee’ te zeggen

Zorg dat het management prioriteiten stelt. Als een project van strategisch belang is, dan moeten andere activiteiten tijdelijk naar de achtergrond kunnen schuiven. Dit vereist duidelijke communicatie en besluitvaardigheid vanuit het management.

4. Zorg voor ondersteuning van het lijnmanagement

Lijnmanagers moeten hun mensen actief ondersteunen bij deelname aan het project. Dit betekent ruimte geven in de agenda, taken herverdelen of structureel tijd reserveren voor projectwerkzaamheden.

De kracht van een backfill

Een van de meest effectieve oplossingen is het inzetten van een backfill: een tijdelijke vervanger die (een deel van) de dagelijkse werkzaamheden van de projectmedewerker overneemt. Hierdoor kan de medewerker zich met focus inzetten op het project, zonder dat het reguliere werk in het gedrang komt.

Wat zijn de voordelen van backfill?

• Projectkwaliteit: Medewerkers kunnen zich volledig richten op het project en leveren kwalitatief betere input.

• Continuïteit in het dagelijkse werk: De operatie blijft draaien zonder overbelasting van collega’s.

• Betere balans voor medewerkers: Vermindert stress en het risico op uitval of verminderde motivatie.

Hoe organiseer je een goede backfill?

• Breng per functie in kaart welke taken overgenomen moeten worden.

• Zoek naar interne vervangers of externe professionals met vergelijkbare ervaring.

• Plan de overdracht tijdig, zodat er ruimte is voor inwerken.

• Zorg dat de backfill onderdeel is van de projectbegroting.

Tot slot: durf te investeren

Het combineren van projectwerk met een volle dagtaak is niet duurzaam. Als een organisatie wil dat medewerkers kwalitatief bijdragen aan een strategisch belangrijk project, moet daar ruimte voor worden gecreëerd. Dit betekent keuzes maken, verwachtingen managen en – waar nodig – investeren in tijdelijke capaciteit via backfill.

Een project is niet alleen een investering in technologie, maar ook in mensen. En goed zorgen voor die mensen betaalt zich dubbel en dwars terug in het succes van het project.